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職場中開會的學問
作者:遂寧人才網 時間:2011-09-01 閱讀:199 次
頭腦風暴會、部門策略會、客戶見面會、新聞發布會、各類營銷峰會、推介會,甚至各種論壇營銷人總要拿出許多時間應付各種會議。拍拍腦袋想一想,我們一個月的時間當中有多少時間被開會占據了?

  也許很多營銷人都有同感,那就是當領導、或者下屬、或者記者、或者朋友、或者家人打電話找你的時候,你常常給予對方的回答是“在會上”。而在這些大大小小的會中,有多少是有價值的?有多少是去了以后又后悔的?還有多少是不痛不癢、形同雞肋的?

  參加的會多了,我們也會總結出一些參會的經驗,對于參會的選擇,每個人都有自己的原則和標準。對會議的管理,其實就是一個選擇的過程和時間管理的過程,做好會議管理,你的工作效率會提高很多。

  陳楊

  安吉斯媒體集團中國區策略資源總監

  開會頻率:每天至少一次;

  參會類別:公司內部自己團隊的會、跟別的部門的會、跟客戶的會、論壇等等;

  參會裝備:筆記本電腦或者iPad;

  開會場所:大部分在公司開,一些很重要的問題可能在飯館或者咖啡廳與客戶聊;

  創意會議形式推薦:內容大于形式,開會是為了解決問題;

  會議管理經驗:開會之前一定要讓所有參會的人心里清楚開會的目標,第二是在會上不能分心,對于討論不出結果或者說不清楚的事情,可以考慮放一放。

  如何跟客戶開會

  第一、明確跟客戶開會要達成什么目的。開會之前要明確會議的重點是什么,需要準備哪些東西,會后想得到哪些東西。有的時候客戶自己都沒有想清楚的事情,他們自己都不知道要說什么,這時候更要跟客戶明確開會目的。關鍵在于解決問題,不然就是浪費時間。

  第二、明確自己在會議上扮演的角色。分類來講,如果是跟客戶分享我們的服務或者產品,我們會講得比較多。如果是客戶向我們部署什么任務,就要多聽少說話。我們的角色是出主意的人,還是了解信息的人,還是幫助客戶去說服其他人等,都要搞清楚。

  需要注意的是,有的時候和客戶開會不光只有我們媒介策劃公司,還會有參與項目會議的其他公司,比如研究公司、創意公司等。這種情況下,有些時候我們在項目的意見上會有很大的分歧,我們就需要注意自己的參會角色,斟酌言辭和溝通的方法。特別是對于不是我們負責的部分,一般來說不會特別去強調或反對,但同時也不能一味地讓步,這就需要權衡。切記不能喧賓奪主,否則會給自己和客戶帶來更多的麻煩。

  第三、要符合客戶口味。開會前要做好充分的準備,要明確自己跟客戶的關系,要用客戶喜歡和容易接受的方式去跟他們交流。比如有的客戶喜歡看表格,有的客戶喜歡看圖片,有的客戶希望更多的口頭溝通而不是單方面灌輸,需要把握好方式。

  第四、會議結束一定要總結。這是會議結束后必須做的一件事情,總結要發給客戶和每一個相關的人。因為很多時候在會上說定的東西,客戶一轉頭就忘了,日后可能導致各種問題。作總結一方面是明確每個人的分工和職責,另一方面也是保護公司自身的一種方式。這點同樣適用于公司內部的各種會議。

  鄭國強

  圣元國際營銷公司市場總監

  開會頻率:每周6次以上;

  參會類別:部門內部溝通會、跨部門業務協調會;公司月度會議、季度會議、年度會議、經營會議;產品會、推廣會、培訓會、媒介溝通會議等等;

  參會裝備:筆記本電腦;筆記本;

  開會場所:總部;張家界、廬山、馬爾代夫等;歐洲;

  創意會議形式推薦:視頻會議、電話會議、網絡會議;

  會議管理經驗:第一,會議前,要做好充分的計劃和準備。會議的組織者,要明確會議的主題、通過會議要解決的問題,提前準備好會議討論的基本要點、草案等,提高會議效率,否則容易跑題;第二,會議中,要做好會務的組織和相關會務工作。要有一個文筆較好、邏輯性強、認真仔細的人做好會議記錄,及時將會議討論的結果、意見、決議等,在會后形成會議紀要,發給相關人員;第三,會議后,要有明確的跟進和落實。對于會議形成的決議和意見,形成紙面的要求,明確完成時間、責任人,以及相關支持人等,并明確跟進人,及時監督、跟進,通報進度,確保會議研究的事項按時落地、執行到位。

  周例會這樣開

  第一、固化時間和內容,形成慣例和習慣,提高會議效率。要固定時間點,比如每周一上午10點開例會,讓大家形成習慣,從而能夠提前安排好自己的工作。從內容上講,總結上周做了什么,各項重點工作的進度,現在是什么狀況,下一步主要的工作,還需要什么支持,最終再統一強調,明確下一步的工作重點。關鍵是形成慣例,開會的時候議程明確、條理清楚、言簡意賅,才會提高效率。

  第二、會議組織者做好會前梳理和會中引導,充分發揮主導作用。作為部門例會的組織者,直接關系到整個會議的效率和效果。所以,要在會議之前梳理一下上周做了哪些事情,公司最近有什么動態,下一步有什么策略和活動規劃等,對需要明確的重點內容,要首先列一個大概的會議提綱,以免遺漏。在人員匯報工作的過程中,哪些事情需要明確、哪些事情需要調整、哪些事情需要強調、哪些事情需要重點跟進等,組織者都要非常清楚,適時強調和引導,以確保會議的順暢和明確會議的要點。

  第三、群策群力、充分溝通,更好地發現機會、找出問題,并解決問題。做市場,需要每個人、每個部門之間的相互溝通、協調、支持和配合,需要團隊合作的精神。比如一個好的推廣活動,不僅需要設計部門充分發揮想象力和創造力,設計出更吸引眼球的海報和助銷工具,需要產品人員就品牌定位、企業形象等有個長期的規劃和建設,提出合理化的建議意見,還需要推廣人員跟一線人員充分溝通、發現問題進而拿出更簡單、可行的策略和措施,一個推廣活動涉及的環節、部門、人員、細節很多,需要相互之間充分的溝通,從多方面去碰撞問題、激發靈感、風暴策略,從而找到更好的方案和方法。

  葛承志

  奇藝網銷售部運營中心高級總監

  開會頻率:至少兩天一次;

  參會類別:公司內部會議、對外營銷會、客戶培訓會;

  參會裝備:筆記本、筆記本電腦、筆和會議相關資料、名片、激光筆、無線翻頁器等;

  開會場所:除公司、酒店外,還有咖啡廳;

  創意會議形式推薦:曾經在上海出差時,需要上海和北京的同事共同開會,于是兩地同時打開PPT,當時用電話會議系統,將我在上海演講的聲音同時傳達給北京那邊。但我認為不見面的會議解決問題的效率不如見面的會議高,有時候也表達不清楚;

  會議時間管理:利用Outlook的會議通知,或者要求會議組織方提前發短信。

  客戶培訓會怎么開

  第一、明確開會的目的和對象。我面對的是奇藝網的廣告主、正在開發的客戶、廣告公司的人,他們來自市場部或采購部,是涉及廣告投放和營銷合作的部門。

  開會前我會通過銷售部門的同事從客戶那里明確他們想知道的內容,一般會要一個提綱,然后準備相關的素材、做PPT。如果對方是較高級別的人,就不會講過于細節的東西。一般會介紹一下視頻行業的發展趨勢、奇藝網的理念以及整個互聯網行業的發展。

  第二、當聽眾三心二意怎么辦?如果開會地點允許的話,我不會坐著講。因為開會的人也坐著,各自對著各自的電腦,如果雙方沒有目光交流,聽眾很可能聽一會兒就去做自己的事情或者發困。一般來講,我會站在投影儀的邊上講PPT,讓聽眾在看到PPT的同時也看到我,通過抑揚頓挫的聲音和相互交流的面部表情來吸引聽眾的注意。

  在開會過程中加上一些互動,比如講到發展歷史、社會熱點現象時,可以順勢提幾個小問題,使聽的人不至于睡著或者走神。

  當培訓會的人數比較多的時候,演講時不可能照顧到每一個人的表情,就要下意識地增加一些互動環節,比如有獎提問,給回答正確的人分發小禮品;也可以做一些比較風趣幽默的闡釋,利用社會的熱點問題做一些類比等,以此提高大家的收聽興趣。第三、需要注意的問題。

  一般我會盡量控制時間,預留10-20分鐘時間給到QA環節,看大家有什么問題、意見和建議提出來。有的企業比較喜歡提問,而且問題也很尖銳,這些都能應付。最可怕的是講完之后大家發愣,沒有任何問題。可能是他們不能了解我講的,或者他們不感興趣,或者我講得不好。

  這時候我會跟相關同事溝通,看下一步還需要講些什么,需不需要會后發書面資料給他們,或者將來準備內容的時候有什么需要注意的,為下次的培訓積累經驗。

  跨部門溝通會心得

  很多人會忽視跨部門溝通會,其實這塊如果處理不好會影響整個公司的運營。跨部門溝通會從前期目標的明確到溝通效率到后期的執行力,都很重要。

  在開會前,要做好充分的準備,這種準備甚至比見客戶更要充分。因為每一次的跨部門會議要講的東西和要解決的問題都是不一樣的。這種情況下,首先要有明確的目標,將待解決的問題全部列好。在開會之前將這些問題發出,讓大家準備好解決預案,然后拿到會上討論,就會比較有效率。

  問題有兩種:一種是開放式問題,比如這是什么、該怎么辦等等;另一種是封閉式問題,即拋出問題后給出幾個選項,看各個部門之間對這幾個選項的態度,然后選出最優方案。或者根據這幾個選項引出另外一個解決問題的方式。我更傾向于拋出封閉式問題,讓大家在會前事先準備好預案,就不會在會上扯得太遠。

  在會議末尾,會議組織者再強調一下今天講了什么,下一步的計劃是什么,還需要解決什么問題,做哪些溝通的準備等等。每次會議之后做一個會議簡報,用電子郵件的方式發給參會的人。

  蔣美蘭

  捷希女鞋集團中國區行銷部副總經理


  開會頻率:每天至少1-2次;每周有3個固定會議、2個專案會議;忙時,40%以上的時間都在開會;

  參會類別:主管會議、部門會議、專案會議、創意會議;

  參會裝備:電腦、手機、創意參考資料;

  開會場所:公司大嗅議室、外面咖啡館、旅館、商場;

  創意會議形式推薦:團隊所有成員在封閉式酒店開會,沒有外界以及日常瑣事的干擾,開會效率非常高;另外就是在賣場現場開會,能夠與團隊成員迅速及時地溝通,效果也非常不錯;QQ群、MSN也是便捷有效的開會形式;

  會議時間管理:最簡單的就是Outlook,可以提醒會議時間;其次還要了解與會者的行程安排,根據每個成員的日程安排確定會議時間,并設置時間提醒。

  專案會議怎么開

  捷希女鞋剛剛在北京舉辦了秋冬季新品發布會,以這次大秀的專案會議為例:

  第一,開會之前,要明確開會的目的。這次大秀,我們從三個月前就已經開始策劃準備,每一次的會議都有不同的目的,通過每次的會議來推進專案的進程。

  第二,需要對會議流程、參會人員有足夠清晰的了解,并且準備會議所需道具、檔案等一系列東西。自開始策劃大秀以來,專案會議可能每周都需要開,會議流程如下:

  (1)回顧上周的會議記錄;

  (2)確定當周的進度;

  (3)確定各部門、協力廠商工作現狀;

  (4)確定需要各部門協調事宜;

  (5)討論決定下一步需要做的事情,并且分工落實到人。

  第三,為了保證會議高質高效地完成,需要注意以下幾點:

  (1)事先說明預期產出,做好流程及時間分配并嚴格執行;

  (2)確定每個伙伴都會到達現場;

  (3)確定所有與會需要的素材都完整出現;

  (4)確定下一目標及未來的日程表安排。

  第四,會議結束后,需要檢查會議記錄,隨時確定下一步安排好的工作正常進行。

  第五,一般情況下,開會如果超過90分鐘,人心其實已經渙散了,會議品質就極差,因此,控制會議的時間也是會議召集者需要注意的一個問題。

  會議溝通心得

  我們有一種特殊的會議形式,即“綠燈會議”,這是我們的創意發散會議。在這樣的會議上,參會成員可以針對自己的品牌自由發言,但任何人不可以先提困難。

  另外,有時候會上有的人不愛發言、比較拘謹,或者有新的同事加入,對新環境不夠了解,不敢發言。這時,上司的鼓勵和贊揚就顯得非常重要。要鼓勵他們多發言,并且贊美他們的點子,增加他們的自信。還有一種比較好用的方法,就是指派實際的工作給這樣的人,讓他們對相應工作產生責任感,這樣便能調動起他們的積極性。

  那么,如何與老板或者客戶溝通?其實很簡單,那就是站在他們的立場上想問題,事先想好他可能發問的內容、想好他可能擔心的問題、聽從你的建議后他們可以得到什么。站在對方的位置解決好這些問題后,說服他們當然也就不成問題了。

來源:中工網
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